Un lot de factures fournisseurs, lu et contrôlé, prêt pour votre logiciel.
Deux cas documentés : 24 PDF → 1 136 lignes pour un import en caisse ; 28 documents → 100 lignes Excel métier. Les totaux sont rapprochés et les informations incertaines restent à vérifier.
L’IA lit les pièces, extrait les lignes et prépare le fichier. Votre équipe revoit les exceptions. Cas réel : 24 PDF repris en 1 136 lignes pour la caisse.
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Ce que ça change, concrètement
- Avant : récupérer les PDF dans les mails, les ouvrir un par un, ressaisir chaque ligne, calculer les prix ou imputations, chercher l’origine des écarts, mettre le fichier au format d’import.
- Avec l’IA : vous déposez le lot. L’IA lit chaque pièce, applique vos règles de calcul, rapproche les totaux et prépare le fichier. Elle vous signale seulement les lignes incertaines, avec la page d’origine. Vous validez et vous importez.
Sur les cas présentés, l’IA a préparé le fichier attendu par les outils existants. On vérifie avec vous les formats et adaptations nécessaires.
Deux cas réels, anonymisés
24 PDF → 1 136 lignes pour la caisse
Boutique de mode multimarque, Rennes. 24 factures et bons de commande fournisseurs PDF, 23 marques, 93 pages lues : 1 136 lignes produit transformées en fichier d’import pour le logiciel de caisse, codes-barres générés et contrôlés par le traitement. Un doublon de document a été détecté ; les informations illisibles sont restées signalées « non renseigné » plutôt qu’inventées. Le logiciel de caisse n’était pas connecté à l’IA.
28 documents → 100 lignes Excel métier
Cabinet de conseil, Bretagne. Factures fournisseurs transformées en lignes Excel structurées selon les règles métier du client, totaux rapprochés et informations incertaines isolées. Les exceptions restaient à contrôler par l’équipe avant la remise du fichier.
Les documents concernés
Factures fournisseurs, bons de commande, bons de livraison, avoirs, relevés, bordereaux : dès qu’un même type de document revient à chaque lot et que la sortie attendue peut être décrite (colonnes, règles, format d’import), l’IA peut préparer ce travail. Les scans de mauvaise qualité ou les modèles très variables demandent simplement plus de contrôles au départ.
Comment on démarre
- Vous m’envoyez un lot réel : quelques documents représentatifs, dont une ou deux exceptions, et le fichier que vous devez produire.
- On écrit ensemble vos règles : les colonnes, les calculs et les contrôles.
- L’IA traite le lot. On compare avec ce que votre équipe aurait produit et on mesure le temps.
- Votre équipe prend le relais : elle dépose les documents, relit les exceptions et importe le fichier. La méthode lui est transmise.
Vos questions
Faut-il changer de logiciel comptable ou de caisse ?
On vérifie les possibilités de votre outil. Un fichier au bon format peut suffire pour commencer, comme sur les cas présentés ; les adaptations nécessaires sont précisées avant le démarrage.
Que se passe-t-il si une facture est illisible ?
La ligne est signalée comme incertaine, avec la page d’origine. Elle n’est jamais complétée au hasard : une personne la vérifie.
Combien de documents faut-il pour que ça vaille le coup ?
Tout dépend du temps passé aujourd’hui. On le calcule ensemble lors du premier échange à partir de votre volume réel.
Faire avancer vos usages avec votre équipe
Cas anonymisés, décrits sur leur périmètre réel. Aucune donnée client n’est exposée. Publié le par Timothée Kuntz, mis à jour le .
Un cas concret. Votre premier processus.
Ce dossier montre une étape d’un métier. Chez vous, on suit d’abord un premier métier du début à la fin, en repensant une ou deux étapes, puis on étend à autant de métiers que vous voulez.
Une séance chaque semaine avec votre équipe, et le temps mesuré avant et après.
Un suivi personnel, chaque semaine.
Une séance chaque semaine, un compte rendu d’une page après chacune, une réponse écrite sous 48 h.
Faites plus avec la même équipe.
Le temps gagné, votre équipe le passe sur plus de dossiers et avec ses clients.
Avec votre équipe, je repense avec l’IA le travail d’un métier, du début à la fin, et on automatise ensemble sa part répétitive. TPE de services et PME, depuis Rennes, partout en France. On commence par un premier métier, puis on étend à autant de métiers que vous voulez.