IA et données confidentielles : ce qu’une PME peut confier, RGPD et AI Act

Oui, une PME peut confier des données clients à l’IA, à trois conditions. Un compte professionnel couvert par un contrat de sous-traitance, où le fournisseur ne réutilise pas vos contenus. Uniquement les données que la tâche demande, et aucune donnée sensible sans analyse préalable. Les règles du RGPD que vous appliquez déjà à votre logiciel de paie, complétées par quelques obligations du règlement européen sur l’IA, l’AI Act.

Le risque se trouve souvent dans les usages déjà installés : un collaborateur colle un extrait de contrat dans un assistant grand public ouvert avec son adresse personnelle. La CNIL déconseille de partager des informations confidentielles dans un service grand public, qu’il s’agisse de données personnelles, de secret des affaires ou d’informations couvertes par une déontologie.

Les dossiers, durées et volumes présentés en exemple sont fictifs.

1. Classer les données avant de choisir un outil

Cinq niveaux suffisent. Une donnée personnelle est toute information sur une personne identifiée ou identifiable, même indirectement : un numéro de dossier relié à un nom dans votre logiciel en fait partie. Les données sensibles sont listées à l’article 9 du RGPD (santé, appartenance syndicale, données biométriques…) ; leur traitement est interdit sauf exceptions prévues par le texte.

Deux réflexes réduisent le risque. Retirer ce qui n’apporte rien à la tâche : pour résumer un litige, le nom du client est rarement utile. Remplacer les identifiants par des codes. Une donnée ainsi pseudonymisée reste personnelle tant qu’on peut retrouver la personne (considérant 26 du RGPD), mais elle circule beaucoup moins.

2. Version grand public ou offre professionnelle : ce qui change pour vos données

Le même assistant existe souvent en deux versions. La version grand public est souscrite par une personne, qui accepte des conditions générales. L’offre professionnelle est souscrite par l’entreprise, avec un contrat. Les garanties varient d’un fournisseur à l’autre : vérifiez-les dans le contrat et dans les paramètres, pas sur la page de présentation.

La CNIL admet un service grand public pour des usages non confidentiels, avec des adresses professionnelles dédiées et la réutilisation des données d’usage désactivée. Pour des données de clients ou de collaborateurs, elle juge plus sûr un déploiement sur site ; à défaut, un hébergement distant encadré par un contrat de sous-traitance qui précise « les périmètres de responsabilité et les accès autorisés aux données traitées ». Une infrastructure mutualisée reste possible pour une petite entreprise si les transferts sont encadrés et la sécurité assurée.

3. Les obligations RGPD qui s’appliquent quand l’IA traite des données clients

L’IA ne crée pas de régime à part : l’entreprise qui confie à l’IA le mail d’un client réalise un traitement dont elle reste responsable.

• Une base légale (article 6). Préparer la réponse à la réclamation d’un client se rattache souvent au contrat. Noter tous les clients à partir de leur historique est une autre finalité, à justifier séparément.
• L’information des personnes (articles 13 et 14). Vos mentions citent les destinataires des données et, le cas échéant, les transferts hors UE. Un prestataire d’IA en fait partie.
• La minimisation (article 5). Les données doivent être « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire ».
• Le contrat de sous-traitance (article 28). Il fixe l’objet, la durée, la finalité et les types de données. Le fournisseur traite sur instruction documentée et ne recrute pas d’autre sous-traitant sans votre autorisation écrite.
• Les transferts hors UE. Ils passent par une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types ou un autre outil prévu. Pour les États-Unis, une décision d’adéquation existe depuis le 10 juillet 2023 pour les organisations qui adhèrent au cadre.
• L’analyse d’impact (article 35). Elle est obligatoire si le traitement présente un risque élevé pour les personnes, par exemple des données sensibles à grande échelle ou l’évaluation systématique de personnes. La CNIL publie la liste des cas concernés.

Le registre des traitements est obligatoire dès 250 salariés et, en dessous, notamment pour les traitements non occasionnels. Pour une situation particulière (données de santé, secret professionnel, recrutement), interrogez votre DPO, la CNIL ou un avocat.

4. Ce que recommande la CNIL pour l’IA générative en entreprise

La CNIL a publié le 18 juillet 2024 ses précisions sur le déploiement d’une IA générative, avec une page de questions-réponses. Son programme 2026 annonce des travaux sur l’IA au travail. Ses recommandations, dans l’ordre où une PME les rencontre :

1. Partir d’un besoin concret.
2. Définir les usages autorisés et interdits, par exemple ne pas fournir de données personnelles ou ne pas confier de décision au système.
3. Vérifier si le fournisseur peut réutiliser les données, s’y opposer et, si besoin, refuser l’enregistrement de l’historique.
4. Former et sensibiliser les utilisateurs, aux usages interdits comme aux risques des usages autorisés.
5. Associer dès le départ le DPO, la sécurité, l’informatique et les métiers.
6. Ne jamais reprendre telles quelles les sorties.

Elle suggère aussi des « prompts types », des modèles de demande validés pour les tâches courantes. Dans une PME, c’est à mon avis la mesure qui change le plus les pratiques, car le collaborateur n’improvise plus ce qu’il colle dans l’outil. L’affiche qu’elle a publiée en mai 2026 avec son homologue sud-coréen ajoute des gestes simples : limiter l’usage des données pour l’entraînement dans les paramètres, utiliser le mode temporaire, supprimer les anciennes conversations.

5. AI Act : ce qui concerne une PME utilisatrice en octobre 2026

Le règlement (UE) 2024/1689 appelle « déployeur » toute organisation qui utilise un système d’IA sous sa propre autorité. Une PME qui fournit un assistant IA à ses collaborateurs en est un. Le report proposé par la Commission fin 2025 a été adopté : c’est le règlement (UE) 2026/1744 du 8 juillet 2026, dit omnibus numérique sur l’IA, publié au Journal officiel le 24 juillet 2026 et en vigueur depuis le 27 juillet 2026.

La maîtrise de l’IA (article 4)

L’obligation s’applique depuis le 2 février 2025. Depuis l’omnibus, elle consiste à prendre des mesures pour développer la maîtrise de l’IA du personnel, selon ses connaissances et le contexte d’usage, sans devoir garantir un niveau précis pour chaque personne. La Commission précise qu’aucun certificat n’est exigé et qu’un registre interne des formations et autres actions permet d’en garder la trace.

Pratiques interdites et transparence

Parmi les pratiques interdites depuis février 2025, une touche directement l’entreprise : inférer les émotions d’une personne sur le lieu de travail, sauf raisons médicales ou de sécurité. Depuis le 2 août 2026, le déployeur signale qu’un hypertrucage a été généré par l’IA. Il le signale aussi pour un texte publié pour informer le public sur une question d’intérêt public, sauf relecture humaine sous responsabilité éditoriale. Pour un assistant conversationnel placé sur votre site, le règlement charge le fournisseur d’informer les visiteurs qu’ils échangent avec une IA : vérifiez que c’est bien affiché.

Les systèmes à haut risque

L’annexe III classe à haut risque notamment le tri des candidatures, l’évaluation des salariés et l’évaluation de la solvabilité de particuliers. Le déployeur d’un tel système suit la notice du fournisseur, confie le contrôle humain à des personnes formées et informe les représentants du personnel et les salariés concernés avant usage (article 26). Ces obligations s’appliquent à partir du 2 décembre 2027. Préparer des mails ou des synthèses n’entre pas dans ce cas.

6. Une charte d’usage interne en une page

Pour écrire la vôtre à votre nom, avec vos outils et vos règles, en cinq minutes : le générateur de charte IA gratuit, à jour de l’omnibus numérique de juillet 2026.

La charte traduit ces règles en consignes qu’un collaborateur retient. Cochez ce que la vôtre prévoit déjà.

Ajoutez une phrase sur l’erreur. Un collaborateur qui a collé une donnée de trop doit pouvoir le signaler sans crainte, sinon les incidents restent invisibles.

7. Exemple : un cabinet comptable de 25 personnes remet un cadre en deux semaines

Le cabinet est fictif : trois associés, vingt-deux collaborateurs, en pleine période des bilans. Un associé découvre qu’une collaboratrice a collé dans un assistant grand public, ouvert avec son adresse personnelle, un extrait de balance et les notes de révision d’un client. Elle n’est pas la seule. Or les experts-comptables sont tenus au secret professionnel (article 21 de l’ordonnance du 19 septembre 1945).

Semaine 1 : arrêter la fuite sans arrêter le travail

Lundi, un questionnaire anonyme de cinq questions part : quels outils, avec quel compte, pour quelles tâches, avec quelles données, pour quel gain. Sur 22 réponses, 14 collaborateurs utilisent un assistant, dont 9 avec un compte personnel, surtout pour des synthèses de révision et des mails de demande de pièces.

Mardi, une consigne provisoire de quatre lignes : plus aucune donnée client dans un compte personnel, le reste continue. Personne n’est sanctionné, ce qui permet à chacun de dire ce qu’il a réellement collé.

De mercredi à vendredi, l’associé référent et le DPO externe lisent le contrat d’une offre professionnelle avec les points du tableau 2. Le registre et les mentions d’information remises aux clients sont mis à jour.

Semaine 2 : écrire les règles et les tester sur un dossier réel

La charte tient sur une page. La paie, les arrêts maladie et les pièces d’identité restent exclus ; balances et notes de révision sont autorisées dans l’offre professionnelle, sans les noms des salariés du client. Six modèles de demande sont rédigés, dont « préparer la note de synthèse de révision à partir des balances N et N-1 ». Chaque équipe suit une séance de deux heures, avec une feuille de présence qui sert de trace pour l’article 4.

Premier usage encadré : l’IA prépare la note de synthèse d’un dossier réel, avec les variations entre N et N-1, les comptes à justifier et les questions pour le client. Le chef de mission vérifie chaque écart avec les pièces, corrige deux interprétations, et l’expert-comptable relit avant envoi. Fin de la deuxième semaine : plus aucun compte personnel ne sert au travail, et un point est fixé à J+30 pour ajuster la charte.

8. Ce qu’on fait des données dans un accompagnement

Dans l’accompagnement, l’IA travaille sur vos dossiers réels. Je fixe trois règles avec vous avant la première séance.

1. Un périmètre écrit : les dossiers et logiciels concernés, et ce qui en est exclu (paie, dossiers médicaux, contentieux).
2. La lecture seule d’abord : l’IA lit et prépare, elle ne modifie rien et n’envoie rien. Les droits d’écriture viennent ensuite, action par action, comme le détaille le guide pour connecter l’IA aux mails, aux fichiers et au CRM.
3. Des droits vérifiés avant de commencer : contrat de l’outil, base légale, information des personnes. Le consultant est lui aussi destinataire de données, et son contrat précise ce qu’il consulte.

On travaille dans les comptes de l’entreprise, sans copie de vos fichiers ailleurs, et les accès sont retirés à la fin. Pour la formation qui va avec, voir le guide pour former vos équipes à l’IA.

9. Par quoi commencer cette semaine

Envoyez à votre équipe le questionnaire anonyme de cinq questions de l’exemple. En quelques jours, vous saurez quels outils sont utilisés, avec quels comptes et sur quelles données. Remplissez ensuite le tableau 1 avec vos propres exemples : vous saurez quel contrat lire en premier.

Questions fréquentes

Peut-on utiliser ChatGPT avec des données clients ?

Pas dans un compte grand public personnel. Avec une offre professionnelle sous contrat de sous-traitance, réutilisation exclue, données limitées à la tâche et mentions d’information à jour, l’usage devient possible. La règle vaut pour tout assistant.

Un collaborateur a collé des données clients dans un outil grand public : que faire ?

Notez ce qui a été collé, quand et dans quel compte, puis supprimez la conversation. Évaluez avec votre DPO ou votre conseil s’il s’agit d’une violation présentant un risque pour les personnes : la notification à la CNIL se fait alors si possible dans les 72 heures (article 33 du RGPD).

L’AI Act impose-t-il une formation certifiée ?

Non. L’article 4 demande de prendre des mesures pour développer la maîtrise de l’IA, sans niveau à garantir pour chaque personne, et la Commission indique qu’aucun certificat n’est nécessaire. Un registre interne des formations et des consignes permet de montrer les mesures prises.

Faut-il une analyse d’impact pour utiliser un assistant IA ?

Pas systématiquement : seulement en cas de risque élevé, comme des données sensibles à grande échelle ou l’évaluation de personnes. Consultez la liste de la CNIL et, en cas de doute, votre DPO.

Sources et prolongements

• CNIL, Comment déployer une IA générative ? : recommandations de déploiement (18 juillet 2024).
• CNIL, questions-réponses sur l’utilisation d’une IA générative : service grand public, sous-traitance, charte, prompts types.
• CNIL, affiche « IA générative et vie privée » : gestes à adopter (27 mai 2026).
• CNIL, programme de travail 2026 : travaux annoncés sur l’IA au travail.
• CNIL, L’analyse d’impact (AIPD) : listes des traitements concernés.
• CNIL, Transférer des données hors de l’UE : outils de transfert.
• CNIL, transferts vers les États-Unis : décision d’adéquation du 10 juillet 2023.
• EUR-Lex, règlement (UE) 2016/679 (RGPD) : articles 5, 6, 9, 13, 28, 33 et 35.
• EUR-Lex, règlement (UE) 2024/1689 (AI Act) : déployeur, articles 5, 26 et 50, annexe III.
• EUR-Lex, règlement (UE) 2026/1744 (omnibus numérique sur l’IA) : article 4 réécrit, nouvelles dates.
• Commission européenne, AI Act : calendrier d’application à jour.
• Commission européenne, AI Literacy Q&A : pas de certificat exigé.
• Entreprendre.service-public, Obligations RGPD : registre, sous-traitants, information.
• Légifrance, ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945 : article 21, secret professionnel des experts-comptables.

Une fois le cadre posé, lisez quel processus confier à l’IA en premier, ou faites le point avec le diagnostic IA gratuit.