Pour former ses salariés à l’IA, le format qui change le travail est rarement la journée de formation générique. Celui qui donne des résultats part d’un processus réel de l’entreprise, travaille sur les dossiers de l’équipe avec des contrôles écrits, puis suit les personnes quelques semaines dans leur travail. Côté loi, l’article 4 du règlement européen sur l’IA demande depuis le 2 février 2025 de prendre des mesures pour développer la maîtrise de l’IA du personnel. Depuis sa modification par le règlement (UE) 2026/1744 du 8 juillet 2026, il précise qu’aucun niveau n’est à garantir pour chaque salarié, et la Commission européenne confirme qu’aucun certificat n’est exigé.
Les dossiers, durées et montants présentés en exemple sont fictifs.
1. Article 4 de l’AI Act : ce que l’obligation de formation à l’IA demande
Le règlement (UE) 2024/1689, dit AI Act, contient un article 4 intitulé « Maîtrise de l’IA », applicable depuis le 2 février 2025. Il vise les fournisseurs de systèmes d’IA et les déployeurs, c’est-à-dire toute organisation qui utilise un tel système sous sa propre autorité dans un cadre professionnel. Une PME dont les salariés rédigent ou traduisent des textes avec un assistant conversationnel est donc concernée. La Commission européenne le confirme : ces salariés devraient être informés des risques propres à l’outil, par exemple les réponses inventées.
Le texte a changé en 2026. Sa version initiale demandait de « garantir, dans toute la mesure du possible, un niveau suffisant de maîtrise de l’IA ». Le règlement (UE) 2026/1744 du 8 juillet 2026, dit omnibus numérique sur l’IA, publié au Journal officiel le 24 juillet 2026 et en vigueur depuis le 27 juillet 2026, l’a remplacée. Les entreprises doivent désormais prendre des mesures pour développer la maîtrise de l’IA de leur personnel et des autres personnes qui utilisent ces systèmes pour leur compte. Le texte ajoute que cette obligation « ne contraint pas les fournisseurs ou les déployeurs à garantir un niveau spécifique de maîtrise de l’IA par un individu ».
Les mesures se calibrent selon les connaissances et l’expérience des personnes, et selon le contexte d’usage. Un commercial qui prépare des devis et une comptable qui saisit des factures n’ont pas besoin du même contenu. La Commission et les États membres doivent aider les PME, notamment par des exemples pratiques.
2. Ce que la loi n’impose pas, et ce qui peut être contrôlé
On lit parfois qu’une attestation de formation serait exigée. Les questions-réponses de la Commission, mises à jour le 27 juillet 2026, disent autre chose.
| Question | Réponse des textes |
|---|---|
| Faut-il un certificat pour chaque salarié ? | Non. L’entreprise peut tenir un registre interne des formations et autres actions menées. |
| Faut-il mesurer le niveau des salariés ? | Non. L’article 4 n’oblige pas à mesurer les connaissances et n’impose aucun niveau par personne. |
| Un format de formation est-il imposé ? | Non. Se contenter de faire lire la notice de l’outil risque toutefois d’être insuffisant. |
| Faut-il nommer un responsable IA ? | Aucune structure de gouvernance n’est exigée pour l’article 4. |
| Qui est concerné ? | Le personnel, et les personnes qui utilisent les outils pour le compte de l’entreprise, comme un sous-traitant. |
| Quelle sanction ? | Le règlement ne fixe pas d’amende propre à l’article 4. Le régime relève de chaque État membre et doit rester proportionné. |
Le contrôle revient aux autorités nationales de surveillance du marché, qui, selon la Commission, contrôlent l’application de ces règles depuis août 2026. Elle précise qu’une sanction devient plus probable si un incident vient d’un manque de formation ou d’encadrement des salariés. Les systèmes à haut risque, comme le tri de candidatures, relèvent d’obligations plus lourdes, applicables à partir du 2 décembre 2027 : pour ce cas, lisez le texte sur EUR-Lex ou consultez un juriste.
Pour une PME, l’attendu tient en une phrase : savoir qui utilise quel outil, pour quoi, avec quelles règles, et garder la trace de ce qui a été fait pour l’apprendre.
3. Formation IA en entreprise : quatre formats et ce qu’ils changent
Sous le même mot se vendent des choses très différentes. Le critère : ce que les personnes savent faire le lundi suivant, sur leurs propres dossiers.
| Format | Ce que les gens savent faire après | Limite | Quand le choisir |
|---|---|---|---|
| Sensibilisation (une à trois heures, toute l’équipe) | Dire ce qu’un assistant IA fait bien et mal, repérer une réponse inventée, connaître les règles sur les données | Ne change pas la façon de traiter un dossier | Comme socle commun, avant les autres formats |
| Formation outil (une à deux journées) | Utiliser les fonctions de l’outil, écrire une consigne, résumer, reformuler | Exercices éloignés des dossiers réels, usage qui retombe sans suite | Quand l’outil vient d’être déployé et que personne ne l’a ouvert |
| Formation sur les dossiers réels (ateliers) | Traiter un type de dossier précis avec l’IA et vérifier le résultat selon des contrôles écrits | Couvre un ou deux processus, demande de préparer les cas | Quand un processus répétitif occupe plusieurs personnes |
| Accompagnement dans le travail (plusieurs semaines) | Appliquer la nouvelle méthode comme méthode normale, avec un référent et une mesure | Demande du temps au manager et au référent | Quand la direction veut un changement durable |
Les formats se combinent. La sensibilisation pour tous pose les règles. Pour l’équipe qui porte un processus, les ateliers sur dossiers puis l’accompagnement produisent le changement. Je conseille de réserver la formation outil aux personnes qui n’ont jamais utilisé l’assistant, et de passer aux dossiers dès la première semaine.
4. Pourquoi l’usage retombe après une formation IA générique
Deux jours de formation bien notés, des licences payées, puis un usage réduit à quelques reformulations de mails. Le blocage vient en général de ce qui se passe après, au poste de travail.
Les exemples du formateur sont choisis pour fonctionner. Le lundi suivant, le dossier réel comporte un PDF scanné et une demande ambiguë. Seule devant ce cas, au milieu des urgences, la personne remet l’essai à plus tard.
Personne n’a dit ce qu’on a le droit de confier à l’outil. Dans le doute sur les données clients ou les prix, les salariés prudents s’abstiennent. Aucun contrôle n’a été défini non plus : relire un résultat sans savoir quoi vérifier prend autant de temps que refaire le travail. Une erreur repérée par un collègue suffit alors à refroidir toute l’équipe.
Le manager, lui, ne demande rien : aucun créneau, aucun dossier désigné pour essayer. Et l’entreprise mesure la satisfaction en fin de session, jamais le travail six semaines plus tard.
Allonger la formation ne lève aucun de ces freins. Ils se traitent au poste de travail : un processus désigné, des règles écrites, des contrôles, une personne à qui poser la question, un rendez-vous pour regarder ce qui a changé.
5. Construire une formation IA qui change le travail
Partir d’un processus réel
Choisissez un processus répétitif, traité par plusieurs personnes, dont le résultat se vérifie : devis, factures fournisseurs, demandes clients, comptes rendus. Le guide pour choisir le premier processus à confier à l’IA donne une grille de tri.
Travailler sur les cas de l’équipe
Rassemblez quinze à vingt dossiers récents, dont trois ou quatre difficiles. Retirez ce qui doit l’être selon vos règles sur les données. Ces mêmes dossiers servent à la formation, puis à la mesure.
Écrire les contrôles
Listez sur une page ce que la personne vérifie avant que le résultat parte : montants, références, dates, présence de chaque élément demandé. Écrits, ces contrôles rendent la relecture courte et transmissible. L’IA prépare, l’équipe décide, rien ne part sans validation.
Nommer un référent
Désignez une personne de l’équipe, avec un créneau réservé chaque semaine, pour recueillir les questions, noter les cas ratés et mettre à jour les consignes. Sans elle, chaque difficulté reste isolée sur un poste.
Mesurer avant et après
Relevez le temps réel sur une série de dossiers avant la formation, puis sur une série comparable après, vérification comprise. Précisez toujours si un chiffre est estimé ou relevé. Dans un cabinet de conseil, le suivi d’un dossier de consultation est passé de 14 h (estimé par l’équipe) à 3 h (temps relevé), par dossier. Le guide sur la mesure des gains détaille la méthode.
6. Exemple : un négoce de 30 salariés, de la formation générique aux devis
Mars : une formation générique
Un négoce de fournitures industrielles (visserie, outillage, équipements de protection) emploie 30 personnes, dont six commerciaux sédentaires. En mars, douze salariés suivent deux journées de « formation IA générative » : consignes, résumés d’articles, création d’images. Les retours sont bons, des licences sont achetées.
Mai : peu d’usage
Début mai, deux personnes utilisent l’assistant pour reformuler des mails. Une sédentaire a essayé de préparer un devis à partir d’une liste client : l’outil a proposé une référence absente du catalogue, et elle a abandonné. Les autres ignorent s’ils peuvent y coller les prix d’un client.
Juin : une reprise centrée sur les devis
Le dirigeant choisit un seul processus : la préparation des devis. Une trentaine de demandes arrivent chaque jour par mail, en PDF, en Excel ou en photo. Pour une demande de trente lignes, une sédentaire met entre trente et cinquante minutes : lire, retrouver chaque référence dans l’export du catalogue, appliquer les conditions du client, saisir le devis, écrire le mail.
La convention collective de l’entreprise, les commerces de gros (IDCC 0573), relève de l’OPCO AKTO. Le dirigeant vérifie la prise en charge et retient un organisme certifié Qualiopi. Deux demi-journées réunissent les six sédentaires sur vingt demandes réelles d’avril, dont quatre difficiles : une liste manuscrite photographiée, des références d’un concurrent, des quantités en cartons. Une règle est écrite d’emblée : les prix et conditions client viennent du logiciel de devis, jamais de l’IA.
Ce que l’IA prépare, ce que l’équipe vérifie
Pour chaque demande, l’IA prépare un tableau : désignation du client, quantité, unité, référence du catalogue proposée, degré de certitude. Les lignes sans correspondance remontent en tête, avec les questions à poser au client, et un brouillon du mail d’envoi suit. La sédentaire applique cinq contrôles avant de saisir le devis :
- chaque ligne de la demande figure dans le tableau ;
- chaque référence existe dans le catalogue et correspond aux dimensions et à la matière demandées ;
- les unités sont converties (carton ou pièce, selon le catalogue) ;
- les prix et remises sont ceux du logiciel de devis pour ce client ;
- toute substitution de produit est annoncée dans le mail.
Elle saisit le devis, relit le mail et l’envoie elle-même. La responsable de l’administration des ventes devient référente, une heure le jeudi. Les références concurrentes mal reconnues conduisent à créer une table d’équivalences, tenue par le magasin.
Mesure et suite
Le temps a été relevé sur vingt demandes début juin, de l’ouverture du mail à l’envoi, corrections clients comprises. La même mesure est refaite en juillet. La règle est fixée à l’avance : on élargit si le temps baisse et si aucune erreur de référence n’atteint un client. Le processus suivant est déjà désigné : les comptes rendus de visite des itinérants.
7. Financer une formation IA : OPCO et plan de développement des compétences
Une formation décidée par l’employeur entre dans le plan de développement des compétences. Selon le ministère du Travail, elle a lieu en principe pendant le temps de travail, la rémunération est maintenue et le coût reste à la charge de l’entreprise. À partir de 50 salariés, le CSE est consulté chaque année sur ce plan.
Pour les entreprises de moins de 50 salariés, les OPCO gèrent des fonds mutualisés au titre de ce plan et accompagnent les TPE et PME dans l’analyse de leurs besoins. Les niveaux de prise en charge, plafonds et calendriers varient selon l’OPCO et la branche : vérifiez-les sur le site de votre OPCO avant de fixer les dates. Au-dessus de 50 salariés, demandez-lui ce que prévoit votre branche.
Pour trouver votre OPCO, le ministère indique le site cfadock avec le SIRET, ou le numéro IDCC de votre convention collective, présent en général sur les bulletins de paie. L’organisme de formation doit être certifié Qualiopi pour accéder aux fonds publics ou mutualisés : demandez le certificat avant de signer.
L’accompagnement dans le travail peut prendre la forme d’une action de formation en situation de travail. L’article D6313-3-2 du code du travail exige alors une analyse de l’activité, un formateur désigné à l’avance, des temps de recul distincts des mises en situation et des évaluations des acquis.
Le ministère distingue ce plan du compte personnel de formation, que le salarié mobilise à sa propre initiative. Les autres aides publiques sont présentées dans le guide sur le financement de l’IA en PME.
8. Liste à cocher pour préparer une formation IA utile
9. Par où commencer cette semaine
Réunissez l’équipe concernée quinze minutes et posez trois questions : qui utilise déjà un outil d’IA, pour quelles tâches, avec quelles données. Les réponses ouvrent votre registre interne. Désignez ensuite le processus qui prend le plus de temps répétitif, et demandez à deux personnes de relever leur temps sur cinq dossiers d’ici vendredi.
Avec ces notes, vous pouvez choisir un format et en parler à votre OPCO. Le guide sur le passage de relais à l’équipe aide à préparer la séance. Pour construire la formation sur vos dossiers et la prolonger dans le travail, voyez l’accompagnement des équipes.
Questions fréquentes
Faut-il un certificat pour prouver la maîtrise de l’IA ?
Non. La Commission européenne indique qu’aucun certificat n’est nécessaire et qu’un registre interne des actions menées sert de trace. Notez la date, le public, le contenu et l’outil.
L’article 4 s’applique-t-il si les salariés utilisent seulement ChatGPT ?
Oui. Selon la Commission, une entreprise dont les salariés rédigent ou traduisent avec ChatGPT est concernée : ils devraient au moins être informés des risques de l’outil, comme les réponses inventées. Une sensibilisation courte et des règles écrites sur les données couvrent ce minimum.
Qui choisir comme référent ?
Une personne qui traite le processus au quotidien et que ses collègues consultent déjà sur les cas difficiles. Sans créneau fixe, le rôle disparaît à la première période chargée.
Sources et prolongements
- EUR-Lex, règlement (UE) 2024/1689 sur l’intelligence artificielle : article 4 initial, définitions, dates d’application, sanctions.
- EUR-Lex, règlement (UE) 2026/1744, omnibus numérique sur l’IA : nouvelle rédaction de l’article 4, aucun niveau à garantir par individu, soutien aux PME.
- Commission européenne, questions-réponses sur la maîtrise de l’IA : pas de certificat, registre interne, aucun format imposé, contrôle national.
- Ministère du Travail, le plan de développement des compétences : temps de travail, rémunération, coût, CSE.
- Ministère du Travail, les opérateurs de compétences (OPCO) : missions, entreprises de moins de 50 salariés, trouver son OPCO.
- Ministère du Travail, Qualiopi : usage de la marque : certification des prestataires qui accèdent aux fonds publics ou mutualisés.
- Légifrance, article D6313-3-2 du code du travail : conditions de l’action de formation en situation de travail.
Pour passer d’un premier essai à un usage régulier, voyez le guide d’une démonstration à l’usage par l’équipe.
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