Préparer les sources
Le lot, les formats, les champs attendus et les cas particuliers sont réunis pour un premier essai.
Documents & données · Rennes, Bretagne, Grand Ouest
Faire circuler vos documents jusqu’à une donnée contrôlable.
Un flux documentaire peut préparer une extraction, structurer les champs attendus, rapprocher les totaux et isoler les cas incertains. L’équipe conserve la décision sur les exceptions et la livraison.
Pour qui ?
Quand la même reprise revient à chaque lot.
Le flux convient aux équipes qui reportent des informations depuis des pièces vers un tableau, un dossier ou un outil métier. Il est utile lorsque la sortie attendue peut être décrite et qu’une personne sait vérifier quelques lignes ou exceptions. Le premier cycle reste volontairement limité pour observer les erreurs avant de décider d’une suite.
Du document à l’action
Un flux lisible, contrôlé à chaque étape.
Le périmètre est défini avant l’outil : quelles pièces, quelles colonnes, quelles règles, quelle personne signe la sortie.
Extraire et rapprocher
Les informations sont structurées et comparées aux documents d’origine, avec les totaux ou règles convenus.
Contrôler la sortie
Les incertitudes et exceptions sont isolées. Le fichier final reste soumis à la validation de l’équipe.
Livrables du premier cycle
Une sortie réutilisable et une méthode de contrôle.
- Schéma des champs à extraire et format de sortie attendu.
- Flux d’extraction adapté au lot documentaire choisi.
- Rapprochement des informations et signalement des écarts.
- Liste des exceptions, contrôles à effectuer et consignes de reprise.
Cas anonymisé · cas réel livré
28 documents, 100 lignes Excel métier.
Un traitement a transformé 28 documents fournisseurs en 100 lignes Excel métier, avec des totaux contrôlés et rapprochés et les informations incertaines isolées.
Les exceptions restaient à contrôler avant livraison. Le volume décrit ce cas précis ; il ne constitue pas une promesse de gain pour un autre lot.
Contrôles et limites
La qualité dépend aussi des pièces et des règles.
Le dispositif est dimensionné pour un flux identifié, puis relu avec les personnes qui connaissent les pièces, les règles de rapprochement et les erreurs fréquentes. Le premier cycle peut aussi conclure qu’un flux n’est pas assez stable pour être automatisé dans les conditions présentes.
- Une pièce illisible, incomplète ou hors format peut demander une vérification manuelle.
- Les totaux et champs importants sont rapprochés avant la remise du fichier.
- Aucun envoi, paiement ou enregistrement métier ne part sans validation prévue.
- Les changements de modèle documentaire sont réévalués avec un nouvel échantillon.